組織内の保管契約：規制の枠組み、タイミング

特定の問題に関連したストレージ契約。 具体的には、どのような条件の下で、それを格納するためにどのように特定の機器に起因するタイプ、先の決定するいくつかのケースでは非常に困難なので、上の破壊とする方法。 これらの要因のすべてがそうで法に準拠しますが、理由は1と異なる状況で同じ契約は異なる保存期間を必要とするかもしれないという事実のため、しばしば問題、あいまいさのすべての種類を持っている、とされています。 それは難しいことができますが、このすべてが必要であることを理解。 このようなアーカイブ内のストレージ・契約などの分野で非法的要件の場合には、記録管理にのみ可能罰又は違約金の面で非効率的でなく、危険ではないかもしれないことを理解すべきです。

なぜ続けますか？

契約はすべての回でも、その後の彼らの行動の時だけでなく利用できるように、しかしばなりません。 あなたはその上で、これらの文書に反映されているいくつかの情報を、管理を要求するいくつかのデータを必要とする、とあります。 通常、悪意のどちらか一方の側にはその義務を履行するために適しているという事実で構成され、多くの紛争は、裁判所の外と正式に裁判所のような条約を使用して対処することができます。 あなたはまた、国家監督機関によって実施される特定の期間の監査を実施する可能性を検討すべきです。 彼らはまた、特定の期間のためのドキュメントを要求することができ、および組織内のストレージ・契約は、その破壊の期間、および他の同様の機能が正しく実行された場合、非常に厳しい罰金を受ける可能性があります。 当然のことながら、最初はリーダーシップを非難するだろうが、状況が安定した後、チーフは必ずしも非難するが誰であるかを覚えて、彼は青の外に問題を抱えていました。 それは契約であり、任意の他の文書は、厳密に定められた時間を保存しなければなりません。 ミスをした後、結果を熊手するよりも、多くの企業は、一般的に、定期的にアーカイブを展開することを好む、と全く何も可能なトラブルを避けるために破壊しないように。

立法

で保管契約 組織法は、 あなたのアカウントに、正しく、このまたはそのドキュメントを推定することができるとは限らないという事実を取らない場合には、かなり明確に説明しています。 一般的には、個別の法律への直接の契約は、彼らがそうで団体、政府機関、地方政府との機能の過程で形成されている標準的なアーカイブ文書（またはアーカイブ文書の管理）、の一般的なリストで指定されていません。 両方のオプションは、管理とし、ロシアの文化とマスコミュニケーション省によって承認された通常の文書、と両方のリスト。 2007年7月31日の年から1182を№ - 行政文書に関連する種類は、今年の2010年8月25日から数558、及び第二のタイプがあります。 これらの文書を勉強することを強くお勧めしますが、それは正確に特定の機関で使用されており、これらの論文は、責任の特定の領域に関連して自分たちの学習のプロセスを分離するのが最善です。 あまりにも多くの情報のリストがすべてを覚えて、しかし、あなたが適用され、どのくらい保存されている、おそらく、ストレージ契約ははるかに簡単かつ容易になりますどのようにどのようなドキュメントを決定した場合。 多くの場合、すべての古紙はそれほど難しいことではありません詳細に研究し、3-4ポイントでカバー。

異なる種類

それは彼らの保全のための分離契約には主に2つのシステムを使用しています。 だから、少なくとも共通のシステムはと結合することで 貯蔵寿命。 短期的、長期的かつ永続的なストレージを割り当てます。 最初のオプションは、10年までの期間の契約を必要とします。 第二 - 10年以上。 パーマネントは、ほとんどの場合、文書は一切出来ません破壊した場合にのみ使用されます。 このシステムは非常に便利ではありません。 用語はこのように定義されているアーカイブ、ストレージにおける契約は、しばしば混乱を招き、実際よりもエラーが記録保持プロセスを置くのに役立ちます。 一般的なシステムは、契約の種類に特異的に結合することであるため。 プロフィール、家庭や労働：ほとんどの企業は、彼らは、3つの主要な種類があります。 大部分のための第一及び第二は類似しており、彼らは通常は5年間保管されています。 プロファイルの下にあるすべての契約と直接組織の活動の主な分野に関連するすべての文書を参照することが理解されます。 第三に、雇用契約のタイプは、多くの場合、また、わずか5歳で保存されているが、特定の状況では、この期間は大幅に増加する可能性があります。 何のアカウントが存在しない場合、例えば、そのような契約は非常に便利ではない限り75年間、保管する必要があります。 あなたは特に問題に入らない場合は実際には、それは任意に5年間の貯蔵寿命を制限し、問題を忘れることができます。 しかし、このような状況ではおそらく同様の形式の保管契約が必須とすべき期間を増やすことができますいくつかの要因を逃し、それはあなたがまともな人を回避しようとしてください罰金またはその他のトラブル、作ることができるときだします。

アーカイブへの転送

アーカイブ内の預金契約、すでに期限が切れているの観点から、移転のための手順は会社によって異なる場合があります。 いくつかのケースでは、従業員が単にお互いに文書を結合して、アーカイブとみなされ、暗い隅に置か。 しかし、全体のプロセスを明確に標準マニュアルに記載することができます別の会社から、ファイルの責任者を提示する、またはファイリングのためにも、特別な命名規則、 ログイン ようにと。 両方のオプションは、多くの要因に依存し、快適にすることができます。 例えば、最初のオプションは、ささやかな売上高は、適切な小さな会社です。 あなたはいつも簡単に同じ暗い隅にすべてを見つけることができること、ではないので、多くの文書があります。 しかし、第二には、状況は従業員の大多数を占めている企業に適し深刻であり、単に何とか文書に溺れていなかったしなければならないと述べました。 所有権の任意の形態の組織で異なるストレージ契約である一般的なルールは、アーカイブへの送信の時間です。 原則として、スタッフは関係なく、彼らが実際に時間ステップを使い果たしたときの、一定期間までの文書を送信するために必要とされています。 そして通常は、アーカイブのように今年の初めに起こります。 つまり、契約は2月に終了した場合でも、まだストレージにそれを置くために来年まで待つ必要がありますされています。

破壊

前述したように、あなたは契約を破棄することはできませんので。 まず、あなたは本当に正しい時間だったことを確認する必要があります。 そうして私たちは、この文書を破壊することができます。 しかし、これらのアクションは、多くの場合、従業員の大半が単独制裁のリーダーシップでそれらを作ることを好む理由ですその結果、危険なことができます。 それは次のようになります。従業員はすでにアウト期間または終わりに近づいているすべてのドキュメントのサンプルを収集しました。 このサンプリング手順は、長い時間がかかっていなかったように、工場で保管契約、構築されるべきであることが望ましいです。 そして、管理報告書を作った、文書が署名され、提出され、取得したリストに基づいて、すべてこれが行われたときだけにして、直接契約およびその他の類似の有価証券の破壊のプロセスを開始します。 定期的にアーカイブで保管契約 - ない最善の解決策、一部の企業は、そうであっても上のリサイクル及びそれらを与えて、それを少し作るために管理し、特に以来。

実施例の記録及びストレージシステム

より良いすべての機能を理解するために、活動の主なポイントは、比較的単純な例ワークフロー組織のドキュメントの保存につながることができます。 だから、スタッフ、請負業者、または任意の他の類似の有価証券との契約を保存するための責任がある会計スタッフからの通常の誰かがあります。 それは、彼らが行動するまで常駐する別のフォルダを持っています。 契約がクローズされるとすぐに、それは別のフォルダに移動されます。 保存期間を示す、これらの文書を順にリストされている電子形式で特殊レジスタを持っていると便利になります。 しかし、最初に、この期間を定義する必要があります。 これは、より自分の本質を理解するために、一つの方法または別の契約に関連するすべての部門のためのフォルダを実行するのが最適です。 経験により、このような行動の必要性が消えます。 そして、まさにそれが具体的な長期保存を刻印文書のそれぞれを表しているものをオフにします。 いくつかのケースでは、それは契約と終了日を指定すると便利だろう、紙を破壊することができたときに、彼女の5年間（またはそれ以上）を正確に突き止めるのpriplyusovyvaya。 実際には、でも発行手続きの組織の初めに非常に難しいことではありませんでしたが、長時間使用した後に、それはまだより多くの簡略化されます。 生命の破壊が既に承認されていている組織内のストレージ契約は、標準化された場合、全体のプロセスは数分で行きます。 そして、あなたが特定の文書を破壊することができます年が来ました。 これらは、フォルダから削除可能なエラーをダブルチェックして、一緒にこれらの論文のリストと、上司に提出されています。 リストに指定されていることが問題の場合に有罪の頭を残るように、彼は、今度は、もう一度、すべてのかどうかを確認する必要があります。 すべてが正しい場合、ヘッドが破壊する許可を締結し、誰もが自分自身の知性としての出番です。 誰かがちょうど涙とスローされます。 その他はシュレッダーを使用しています。 他の人はそうで焼くと、ゴミの上に座ります。

保存期間が開始すると

それはそれで多くのミスを発生させますので、これは、非常に重要な問題です。 特定の文書が有効でなくなった記憶この場合、ベラルーシやロシア連邦の企業で契約、まったく同じ、そして新しい年が始まる瞬間から始まり、。 例えば、7月15日に終わった契約は、5年間、保持する必要がある2010年、そこにあるが、それは2015年7月15日を破壊し、早期2016ですることはできません。 つまり、報告書は、前年の第七の月から2011年1月1日に行った、とありません。 通常、エラーのいずれかの可能性を最小限にするためには、事前に定義された用語1年に追加されます。 それが経過した後にのみや、破壊のプロセスが開始されます。

ストレージ機能

一般的に、それはアーカイブを見て、働くべきかについて具体的な提言があります。 理想的には、債務契約のストレージは、請負業者、労働協約と類似した、このようなドキュメントへの支払いは、換気の良い乾燥した場所でなければなりません。 また、これらの論文は、（開または閉）棚に配置されています。 彼らは「企業秘密」と記された厳格な報告フォームや文書に属している場合、それは現在、特別な金庫でなければなりません。 これは、最も収益性の高い企業のことを観察するための勧告であるため、原則的には、誰もが、この点をチェックしません。 一番下の行は非常に簡単です：あなたは、ストレージシステム自体のために罰するしない場合、それは多くの場合、処罰されることが要求される有価証券の不足のためです。 そこに洪水である、または文書が他の同様の方法で破壊された場合や、このための責任は、特定の企業です。

責任とパフォーマー

ストレージ契約を締結しているすべてのプライマリおよび主要な責任は、組織の長でなければなりません。 これは、問題の存在状態に責任を負うことになりますと、すべての可能性のある問題に苦しむ人々、彼でした。 さらに、彼の後に続いて、それは主任会計士、弁護士や文書の保存のために責任がある従業員が通常です。 しかし、通常、このようなすべての人が、すでに彼らが犯した誤りの範囲に向かう処罰されなければなりません。 実際には、契約監視システムのための比較的小規模な組織のほとんどは、経理部門です。 そして、この部門の主任会計士や自分自身を任命、または一般投票、担当特定の人のように。 いくつかのケースでは、人は仕事の追加のボリュームを補うが、より頻繁に、最後の点は、単に資金やその他の同様の要因の欠如を強調し、無視すべき賃金のわずかな増加を、受け取ります。 よりまれなケースでは、一般的には文書の保管を担当すること、および特定の契約では、弁護士として働きます。 この人は唯一の契約、そして彼は表面的にしか知るために使用される論文の残りの部分を担当することができますので、しかし、それは、非常に便利ではありません。 この問題に取り組んでいる一人の人物が存在する場合に、より便利。 これは、最も正確になりますと、このようなささいな厄介なバグが他の従業員を作ることができますコミットしません。

結果

組織内の保管契約は、法律のすべての条項を完全に遵守に基づいて行われます。 これは、企業のすべての問題を取ることができる前提です。 この場合、小さなニュアンス、内規、レジストリおよび関連ドキュメントは、堅固にしっかりと異なっていてもよいです。 主な責任者は、上司であると考えられているが、彼は他の人が、この瞬間を委託することができます。 これは、管理の作業を容易にするであろうが、可能性のあるエラーに対する責任の深さからは削除されません。 これは、アーカイブドキュメントで動作するように信頼され、従業員である、などの責任を負わなければならないし、それが通常支払うための追加資金との補償なしに負荷の増加に伴って起こるように明確ではなく、口頭で感謝の気持ちよりも、実際のお金と引き換えにその職務を理解しています。