企業内のワークフロー。 管理プログラム文書や記録の保存

ワークフローの自動化は、ほぼすべての近代的な企業でに頼っ尺度です。 でも、中小企業には、文字、予算書、請求書、契約書や要件のすべての種類など、様々な文書の質量で作業しています。 これは、ほぼすべての近代的な組織が完全とデータの保存、検索や各種情報を記憶やすさを犠牲にして提供されたワークフロー、この指標を使用し、その承認を受けるために必要な時間の最適化を制限しようとしている。この理由のためです。

なぜそれを行いますか？

実質的に任意の会社の従業員は、正しい情報を検索しようと多くの時間を費やし、そして統計は雄弁にそれは労働時間の約半分を取ると言っています。 また、あなたが「どこかに」存在するすべての文書を新たに作成し直す代わりに再使用する必要があることを起こるように。 これは、標準は、法案と行為が紙の形で、財務部門で会計システムで実行される契約の実行に伴う有価証券の条約のオリジナルテキストはコンピュータ内弁護士である状況、およびジャーナルエントリ含まれているし、条約の実施に関する対応作業は、電子メールボックスの従業員です。 この情報の「分散」とは、実際のワークフローの自動化があるような状況であり、セキュリティ、整合性と一貫性に非常に有害です。

専門的な情報システムの導入により問題の主要な大部分を解決しました。 例えば、予算システムの一部は、このような文書の異なるバージョンの形成および貯蔵に続いて相互接続された予算のシステム、並びにその状態の表示を作成する能力を提供します。 このような問題は、部分的に、そのようなシステムの使用により、予算の文書を解決しています。

しかし、圧倒的大多数の場合で、現在の予算の枠組みだけでなく、会計やERPシステムが作成され、表形式で格納できるデータの種類、つまり、構造化された情報では動作していることを忘れないでください。 残りは、電子メール、テキスト文書、交渉の各種報告書や会議、画像などを含むが、ほとんどの専門家によると、任意の近代的なビジネス構造化された情報のデータ量の合計は、20％のみを提供します かなり頻繁に、非構造化情報の研究を行うことなく、単純に、既に構造化された存在である通常の査定kontektstaを作ることは不可能です。 保管、収集とそのようなデータのその後の処理は、ワークフローなどの対策、およびコンテンツ管理システム情報会社の使用により提供されます。

それは何ですか？

電子文書管理システムの助けを借りて提出した書類に基づいて組織の従業員との間の相互作用の組織を提供します。 再び1C文書は、文書の作成、組織の上にそれらを移動する可能性を提供し、それらを用いて説明した文書やプロセスの実行の制御を維持しています。 このように、電子文書は、彼女の作品を翻訳することは、実際に新しいレベルで、利点の会社膨大な数を提供します。

この電子システム内のすべての単一の文書を一意に特徴付ける内容の全体セットによって特徴付けられる（しばしばカードのようなセットと呼びます）。 カードは、文書の種類、形成及び変更、著者だけでなく、収納スペースなど多くの日を含むさまざまな情報を含んでいてもよいです。 将来の文書管理システムではカードに指定されている内容に応じて、必要な文書の保存と検索を提供します。

チャンス

電子文書管理は、多くの利点だけでなく、を組織に提供していますが、それはまた重要である多くの新しい可能性を、開きます。

集中制御

かかわらず、このまたはその企業の文書管理システムをどのように大きなのは、それに循環する文書の形で急激に変化することができます。 例えば、ちょうどすでにシステムに格納されたテンプレートは十分その主張に一定の調整を行うために、さまざまな責任センタのコストのいずれかのアプリケーションフォームを変更します。 その後、このようなアプリケーションを埋めるの従業員は、アプリケーションが充填され、システムを介して送信されるため、ドキュメント時代遅れのフォームを使用することはできません。

ドキュメントのライフサイクルをサポート

あきらめて、あらゆる企業で処理するすべての文書は、必ずしも設定するいくつかの段階を経ます。 それは、企業の予算に来るときたとえば、作り、その後、承認し、指定した時刻に実行することがまず必要です。 その後、様々な実際と計画徹底的な分析に予算対象のパフォーマンスとは、アーカイブに送信されました。 1Cの文書では、アカウントに同社のビジネスの企業環境の基本的な要件だけでなく、様々な法的規則や業界標準を取って、ドキュメントのライフサイクルにわたる厳密な制御を提供します。

チームワーク

電子文書管理システムは、 文書の集合著作物のほんの組織よりもはるかに多くを提供し、出席者に別のオフィスで、あるいは別の都市にある専門家になります。

システムは、直接に加え、変更に、彼らは、つまり、データに注釈を付けることができ、彼が提供しなければならない基本的な情報を、影響を与えることなく、それらにいくつかのコメントやメモを追加し、同じドキュメントのバージョンの十分な数を格納します。

機密性

そのようなシステムのかなり重要な特徴は、同じ文書1Cでの暗号化に続く特別なデジタル署名を介して購読することができることです。 これは、任意の情報の信憑性を確認するだけでなく、一意の著者で識別だけでなく、必要に応じて、様々なデータを格納するための最も効果的なセキュリティを実現するだけでなく、それを可能にします。

ルーティング

電子文書管理システムが利用できない場合、その場合には、特定の有価証券の作成に参加した従業員は、必ずしもこれらの有価証券を譲渡することが最良である人を理解する必要があります。 企業内の電子文書管理は、自動的にデータに適切な人を転送します。

それ自体で、ルーティングは無料で剛性です。 剛性が最も正確なレギュレーションを提供しながら、無料では、必要に応じて、絶対に任意の受信者の方向を文書化する機会を提供していますが、レビューのためにドラフト文書を送信する必要がある場合は特殊なケースでは交通規制のシステムのマニュアルにプリインストールの動作は、例えば（少し一時停止することができいくつかの外部の専門家に）。

アクセス制御

文書管理の面で、同社の従業員の異なるパワーを区別する方法のいくつかのオプションがあります。 このように、高度なワークフローは、データがどのファイルを編集したり、表示のみを許可するか、注釈を付ける能力を制限する上で人は完全な制御を与えることができます。 これは大幅に異なるデータでの作業を簡素化し、それは重要である - それははるかに安全になります。

統合

金融、産業、分析、など - 特定の企業に描かれている最大のデータ整合性を確保するために、企業内の電子文書管理は、他の人とインストールされたシステムの統合を提供します そのような統合により、多くの場合、複数の間の連絡の一種として十分に行わ使用現代のワークフローシステムを特徴と するソフトウェアの種類を。

すべてのシステムの文書は、論理的にコンテキストと呼ばれるこの情報に関連しています。 これは、紙の内容や電子メール、ファックス、支払伝票、活動の記録、ビデオまたはオーディオの録音、およびその他の情報も、多くを含めることができます。 文書の文脈では管理の好みやニーズに応じて、手動または完全プロセスを自動添加することができます。

例えば、形成および予算におけるその後の変化のプロセスのワークフローの自動化の近代的なシステムは、他のコンテキスト情報の数を使用することができます。

• 独自のだけでなく、外部ソースから入手したものだけでなく、を含む市場調査のすべての種類;
• カウンターパート（バイヤーやベンダー）との各種契約。
• 特別な法律や参照ドキュメント。
• それ自体で任意の制限または仮定（インフレーション、為替レートおよび他のデータの一例として、速度）を反映する追加ドキュメント;
• 会議の分 すべてのバージョンを議論するために開催された予算で、（多くの場合、そのような文書は、電子メールを経由して全従業員の間で送信され、予算情報ファイルとは別に保存された）労働者のコメントやプロセスの参加者の観測のすべての種類が含まれます。

現代のワークフロー技術は彼がどんな長い検索せずにこれを行うことができますよう、必要であれば、いつでも、予算で作業しているユーザーは、上記の書類のいずれかを表示することができます。

どのようなシステムでは、私たちと一緒に使用されていますか？

ロシア企業で見つけることができる最も人気のあるソフトウェアソリューションの1つは、Microsoft Exchange ServerとMicrosoft Outlookのユーティリティの組み合わせ呼び出すことができます。 Exchange Serverは、多くの場合、本格的な電子メールサーバーとして使用するために取られているのに対し、最初のアプリケーションは、原則的には、ほぼすべてのコンピュータをオンに設定しました。 すでにいくつかの時間前に開催された電子文書の導入だった企業は、このようなプログラムだけでも、このソフトウェアは、ほぼすべての組織にとって非常に機能的な自動化ワークフローとして使用することができ、いくつかの集中設定した後、電子メールのためのプラットフォームとして使用されているという事実にもかかわらず。

現時点では、ロシア市場は、文書管理の自動化により、異なるシステムの数十で満たされ、そして同様のソフトウェアだけでなく、西洋提供しています、だけでなく、国内の開発者。 でも、Microsoftは、上記のプログラムに加えて、コンテンツの管理サーバーまたはSharePoint Portal Serverなども、ユーティリティを提供しています。

すべての既存のシステムの中で最も強力なは、Documentumと考えられているが、主に大企業では、この自動化プロセスを使用します。 その完全なシステムに基づいて設定するように自動化ソフトウェアのLotus Notesパッケージを犠牲にしていくつかの企業のワークフローが、「プログラマのためのデザイナー」のようなもの、それを呼び出す多くは、非常に困難です。

ロシアと西洋のシステムの違いは何ですか？

私たちは国内外のユーティリティの主な違いの話なら、彼らは能力をスケーリングでご利用いただけます。 西部開発のシステムは、事実上のすべてのオペレーティングシステムを動作させることができた場合、多くの場合、Windowsのあることを、主にそれらのいずれかのためだけに開発、国内、そしてもちろんでした。 西洋のシステムは、任意のDBMSを使用するように設定されています。 このようなロシアのシステムの制約が厳しく、クロスプラットフォーム、統合されたソリューションを構築する可能性を妨げることができます。

機能に関しては、主な違いは、西dokumentoproizvodstvaの自動化とワークフローでいくつかの単一ブランドの下で発行可能なプログラムが、様々な目的のための目標を実現しているという事実です。 たとえば、Documentumのは、デザインとエンジニアリングドキュメント管理をサポートする、などのERPシステムとの完全な自動化と統合のために使用されている個々の製品の数を提供しています ロシアで開発されたソフトウェアの主要な大部分は、特定の問題の解決を目的としました。

また、注目すべき主な違いは、ワークフローの自動化システムであるものに、双方のアプローチであるということです。 西洋のシステムは、国内プログラムの圧倒的多数が唯一の特定の機能を自動化する一方で、完全な自動化を提供し、フォローアップ支援を組織内の業務プロセスの様々な通過することを意図しています。

およその西部システムのコストは、通常の電子文書を確保するために必要な実装、ハードウェアとソフトウェアのコストを数えていない、ジョブごとに$ 1,000 $ 400からの範囲です。 ワークフローの自動化のためのプログラムのほとんどは、様々なプロモーションを実施しますが、桁大きいのいくつかの状況で価格として、多くの場合、自己紹介は、ライセンスの約半分の通常のコストがかかります。 最も困難の一つは、ライセンスのコストよりも約2~3倍の費用がかかるようなプロジェクトの実施に、常に金融ドキュメントの自動化のプロジェクトです。

国内のソフトウェアは、座席あたり$ 200から600で販売、およびそれに加えて、アカウントに追加のプログラムや各種機器のコストを取ら。 最後に、比較値の計算は、ウェスタンシステムとほとんど同じ方法で行われます。

特長

自動化の優先方向として症例の圧倒的多数では、例えば、最初の調製および予算の更なる実施のプロセスドキュメントの調和に関連する処理です。 しかし、多くのチームは現在、発信および着信文書の登録手続きで、つまり、オフィスオートメーションおよびワークフローを使用しています。

電子システムの概要は、したがって、このプロジェクトの特徴的な機能にこだわる必要がある、他の自動化システムの導入から根本的に違いはありません。

エンタープライズクラスのストレージの作成

いずれの場合も、はじめにドキュメントの自動化は、すべてのドキュメントを格納するための特定の企業リポジトリを提供します。 ストレージの論理構造、開発、セキュリティポリシーのさらなる実施だけでなく、文書のストレージ階層は、最大の精度を必要とし、プロジェクトの初期段階で実施する必要があります。

初期段階は、単一の企業リポジトリに現在の保管場所からすべてのドキュメントを移動させることができるのように、ストレージ機能は、設計の初めに展開することができることを念頭に置くべきです。 その結果、ユーザーはシステムの主要な機能のいずれかに慣れると同時に、マスターとその応用することができます。 システムを実装するために、従業員の適応を加速することなどマニュアルの変更のアラート、新しいドキュメントの外観、などのサービス機能を使用してすることができ

このように、ワークフローが開発し、その業務を改善しようとするすべての近代的な企業のために必要。