アーカイブ、レコード管理組織：GOST、説明書、文書、ルール。 アーカイブ記録管理のためのガイドライン

アーカイブ、レコード管理ルールは論文や、会社の現在の活動に関与していない材料で動作するように重要な要件が含まれています。 それらは、本発明に従って製剤化されている 規制の枠組み、 規制範囲加工、編集情報の格納。 アーカイブ記録管理のための標準セットのフレームワークで使用される重要用語。 技術と高度な情報技術の利用でアカウントの進歩にそれらを起草するとき。 アーカイブ記録管理の基礎をさらに考えてみましょう。

発生

ガイドライン アーカイブ記録管理のためには、政府機関に適用されます。 彼らはまた、作業の特定の種類に従事する企業のために必要とされます。 具体的には、規制は、ロシア連邦のアーカイブファンドのドキュメントの記述、登録、保存および使用の一部に、状態のプロパティと呼ば当てはまります。

計画および報告に定める規定によって支配フィルム、表音、ビデオ、写真、地図、科学技術、テレメトリ情報、を扱う企業の下位区分、。

義務と（1994年と1998年から）（1993年から）分野別の法律の基礎を提供するRF AFの文書を一時的に記憶するために、アーカイブ内の組織、ポジションを形成する権利。 規制の枠組みは、地域の重要性の法的行為を形成します。 ルールは、文書には適用されませんと考えられ、連邦法によって規制されている作品は、1995年11月30日から5485から1及び大統領令№1203№、

完成

それは、企業単位のドキュメンタリーベースの系統的な補充です。 ピッキングが決定することを含みます。

1. ソース。
2. 受信される材料の組成物。

この活動の一環として、アーカイブへのドキュメントの直接転送を実施します。 源としては、次のとおりです。

1. 企業単位。
2. 物理的な人。
3. 下位構造。

材料の組成

アーカイブレコードの管理命令は、その取得が一時的に（10年以上）の場合と永久記憶を行う設定します。 また、スタッフの情報をまとめたもの。 10年未満の貯蔵寿命の場合は、原則として、アーカイブは転送されません。 彼らは、企業の関連部分に含まれています。 このようなことの貯蔵寿命の終わりに破壊されることになっています。 個々の文字の詳細については、所有者の要求で送信されます。 その後、彼らは永久的なコンテンツのために国家公文書館に送信されます。 転送はまた、材料企業前駆体および清算従属構造でなければなりません。

アーカイブ記録管理と命名法

企業情報材料と作業を行う認定従業員は、例系統的なリストを作ります。 彼はノーメンクラトゥーラと呼ばれます。 その形成には示して の貯蔵寿命 材料が。 アーカイブのレコードの管理マニュアルを監視し、命名法の起草にサービスの提供を容易にするための認可部門が規定されています。 系統的なリストは、永久及び一時的な（最大10年）ストレージの情報材料の在庫を形成するための基礎として役立ちます。 命名法はまた、主要な会計文書です。 これは、10年未満の期間を含む一時的な記憶の例の登録に使用されます。 行っカードファイル働きを開発する際に確立命名体系化スキームを使用することができます。

分類

管理は命名法の3種類に行われるアーカイブのレコードを維持します：

1. 典型的な。
2. 典型的な。
3. （特定の会社のための）個人。

最初は同様の機関で発生材料の組成を決定します。 標準的な命名法は、規制文書であると考えられています。 近似体系は、インデックスを示し、その作用によって覆われている企業の情報材料のおおよその組成を決定します。 それは、勧告の文字があります。 体系のこれらのタイプは、個々の範囲の形成に使用し、変更することなく、その中に移しました。

準備の特長

構造単位の命名法に従って規定された形態の体系アーカイブ企業レコード管理のための文書。 後者は、指導者が合意し、署名しなければなりません。

企業の命名法は、一般的な形で行われます。 これは、サービス提供のヘッドまたは正規従業員が署名したアーカイブの頭や担当者によってイニシャルれます。 命名法は、専門家委員会によって承認され、その後、会社のディレクターによって承認されなければなりません。 これらの手順を行った後、企業の構造部門のヘッドは、関連するセクションの抽出物を提供しました。

現在の期間の最後の四半期に形成され、来年の命名。 調和は、5年間で少なくとも1回行われます。 あなたは、企業の構造と機能、新しい命名法を変更した場合。

総務をコンパイルするための手順

形成は、命名法に従って実行行為をグループ化と呼ばれます。 アーカイブ、レコード管理組織は、フォルダの名前に基づいて情報の体系化が含まれています。 重複コピーやドラフトのグループ化を許可されていません。 例外は、価値の高い車です。 返される紙のフォルダに配置してはいけません。

両方の構造単位、及び上記分割 - 維持アーカイブ記録保持は、集中処理材料サービス情報提供で、および分散で行われます。 グループ化は、記憶媒体の安全のための責任者の直接の監督下で行われます。 必要であれば、国家アーカイブの従業員を関与している可能性があります。

主な要件

アーカイブ記録管理は、規制の要件に従って行われます。 でフォルダを形成する際に 情報担体 、次の要件を満たす必要があります。

1. 一時的および恒久的な保存のための材料は、別々にグループ化されています。
2. フォルダは一つのコピー用紙のそれぞれに含まれています。
3. フォルダには、1暦年のために存在する物質でなければなりません。 この規則の、しかし、例外があります。 これらは、次のとおりです。

• 関連する従業員の全期間にわたり形成されている個人ファイル、。
• 材料と招集の期間における厳格彼らと選出された常任委員会、副グループの構造;
• 紙の教育機関、実行され、学年にグループ化されました。
• シーズンの活動を特徴づける演劇材料;
• その上歴史、と。

フォルダではなく、より4 cm以下の厚さ未満で250枚でなければなりません。

行政行為のグループ化

アーカイブ記録管理は、情報担体の異なるタイプの体系化を必要とします。 これらは、属性や行政の行為を含みます。 これらは、アプリケーションの種類や年表に応じてグループ化されています：

1. 規制の行為によって承認された法令の規定は、附属書としての役割を果たす。 彼らは一緒にグループ化されます。 規定、規則、法令が別々の行為として承認されている場合は、個々のケースでそれらを体系化。
2. 受注及びその実施のための高い構造の決定は、企業の分野別にグループ化されます。
3. 人員に関する注文は、保存期間に応じて体系化。 別々の情報材料好都合会社の異なる側に作用し、グループの大容量を有します。
4. 活動の主要分野でのご注文は、職員の行為とは別に体系化されています。 たとえば、アーカイブ、レコード管理の順序は、同じフォルダに含まれており、かつ責任ある部門の頭の任命 - 他に。
5. 承認された限度、報告書、見積もり、項目別リスト、計画のように。 それらのプロジェクトとは別にグループ化されました。
6. 個人ファイル内のドキュメントの場所は、それらが受信された順に行われます。
7. 別々のフォルダに体系化・フェイシャルスタッフの賃金法案。 彼らはアルファベット順に配列されています。
8. 会社の活動に関する苦情、提案、市民の苦情、彼らの検討および実装のレコードは、個人的な事柄についての個人の苦情は別にグループ化されています。
9. 対応の分類学は、通常は時系列順にカレンダーの期間で行われます。 この場合、回答は質問の後に配置されています。 前年に始まった特定のトピック、上の対応の更新の場合は、文書は、現在の期間のフォルダに含まれています。 この場合、前年のインデックスを示しています。

保管のために受け入れた情報キャリアを作ります

アーカイブ記録管理は、紙文書を扱う、構造単位の要件の数を提供します。 キャリアを作ることは部分的または完全であり得ます。 これは、蓄積時間に依存します。 全登録は一時的な文書（10年以上）、恒久的な内容だけでなく、スタッフに作用に関して行われます。 これは、含まれます。

1. ハードカバー/バインダーフォルダ。
2. シートの番号。
3. ページ証人を描きます。
4. 内部在庫の形成に必要な場合。
5. 詳細の調整を作る カバーシートを。 彼らはように、企業、フォルダの登録番号、極端な日付、およびの名前に触れることができます。

一部で描かれた10年未満の期間、などの一時的な保存のための材料、。 だから、リストの番号が付けられていない、フォルダ内の有価証券の体系化を行うために許可されていない、保証ラベルであることはありません。

ニュアンス

アーカイブ記録管理 - 専門家が安全性情報担体が、また、必要が生じた場合、彼らと仕事をする機会だけでなく、を提供する活動。 この目的を達成するために、行為は段ボールのカバーの4つの穿刺により提出され、フォルダを構成しています。 彼らはまた、すべての論文でビザの文章、解像度、日付を読み取る可能性を考慮すると結合させています。

全ての金属ファスナーのグループ化の準備のために除去されます。 永久記憶特に貴重又はフォーマットされていない行為からなるために意図材料は、フォルダに含まれる文字列または特殊なボックスに三弁をゲーティング。

ときに個人的な性質の引き取り手のない文書（作業ブック、カード、軍事カードなど）に存在する。これらは別々の封筒に入れて、材料の残りの部分にそれを提出しています。 フォルダの最後に白紙-証人存在している必要があります。 フォルダの開始時に内部インベントリのフォームを縫合。 安全性およびアラビア数字で番号紙の各シートの並び順を確保します。 この規則は、在庫のためのページ、および証人のフォームには適用されません。 番号は、右上隅に鉛筆を入れています。

シート、証人

それは順序に従って行われます。 それは言葉や数字が含まれています。

1. ナンバリングと枚数。
2. 内部在庫のページ数。

シート証人も特異性をナンバリング規定しています。 特に、これに接着された写真、大判ページ、とインデックス、ミッシング・コード、ページ番号が文字付きかどうかを判断します。 また、シートの上に、彼らがメインの番号でマークされていない場合は、フォルダ内の印刷パンフレットの存在を示します。 シート証人visedコンパイラ。 フォルダのステータスと組成のその後の変化は、関連する行為に関連して、彼にマークする必要があります。 フォルダやその中の文書の最後のページの純売上高のタイトルページにシート証人を行うことはできません。

内部在庫

これは、ストレージ・会計情報材料の時間（10年以上の）と連続コンテンツのために形成されています。 文書の種類によって作成された業務用にコンパイルなどの内部インベントリが、タイトルは、その内容が明らかにされていません。 フォームは、フォルダのインデックス、タイトル、日付、ページ番号に攻撃のシリアル番号のデータを提示しなければなりません。

内部在庫について要約レコードを添付。 これは、図や言葉で、それに含まれる文書の数だけでなく、それを構成する枚数を述べました。 内部在庫コンパイラを支持しています。 フォルダはフォームなしで結合した、またはホチキス止めされている場合は、コンパイルされたリストは、フロントカバーの内側に取り付けられています。

材料の組成の変化は、フォルダ「ノート」に反映されるべきです。 具体的には、フォルダ内の追加文書を含む除去、紙のコピーの交換を指します。 同時に、関連行為への参照を置きます。 必要に応じて、内部在庫を要約シートに新しいエントリ、ならびにフォルダを目撃の刻印によって形成することができます。