オフィスマネージャーの職務

多くの場合、特に小規模な組織では、オフィスマネージャーは通常、長官と呼ばれています。 それはそんなに多くの固形位置が、（彼らは確かに多くの共通点を持っているが）オフィスマネージャーの責任は秘書と異なっているという事実に、この場合の懸念めったに誰も聞こえます。

従業員の責任とは何ですか？ まず第一にオフィスマネージャーの責任は、文書で作業することです。 従業員は、受信した対応を受け、それを登録し、必要に応じて受信者は、アーカイブに送信する送信します。 彼はまた、他の従業員からのアプリケーションは、局長の署名に転送されます受け入れ、彼らにスタンプを確保した後、戻っています。 オフィスマネージャーの職務は、 印刷受注及びそのクリアランス、ストレージ、の発信での作業、アーカイブおよび会計を送信：内部文書で作業することです。 必要であれば、彼はあらゆるオフィス機器で動作することができるはずです：ファックス、スキャナー、コピー機、などの文書を募集して印刷します。 オフィスマネージャーの職務の一環として、ミーティングやゲストと顧客の受信、会議の議事録を維持する、プレゼンテーションのための部屋を準備します。

ホテル、予約の部屋、航空券と乗車券で招待パートナーや管理職の分布：多くの場合、従業員は、伝統的な秘書業務に対処しなければなりません。 会社や事務所自体の仕様に応じて、管理者はビジネスの交渉で、会社を代表する、との任務を実行することができます 人事マネージャーを： 新入社員のための検索、インセンティブや教育プログラムの作成、設計作業。 時々、彼は情報技術、新しいプログラムの開発の導入に焦点を当てています。

オフィスマネージャーの職務は、知識を前提としています。

1. 法律や規制の法的、情報を管理、事業会社。
2. 経営、マーケティング、起業家精神とビジネスの基礎。
3. 社会学、心理学の基礎は、倫理ビジネスコミュニケーションのは、スタッフや公共で働いていません。
4. 事業提案書、レポート、計画、契約や合意を描画するための手順。
5. 経営の基礎、人間工学と労働衛生の基本。

これらのタスクに加えて、オフィスマネージャーの責任は、 目録 、従業員の仕事のために必要とされる消耗品（事務用品、紙やその他の付属品）を実行するために必要なオフィスやソフトウェアを、。 また、彼は、彼らの発行を確実にするために取得する方法を決定し、整理し、消耗品のための支払いを追跡し、これらの材料の記録を保持する義務があります。 - オフィス機器の交換を修理のためにマスターする運用の課題、（カートリッジなど）の消耗品のタイムリーな交換を、それを修復することは不可能であるとき：オフィスマネージャーの職務は、オフィス機器の状態を監視することです。

会社で採用されているルールによっては、そのサイズのオフィスマネージャーまたは彼はコールとファックスを取り、右の人に転送し、ファックスを送信し、顧客やパートナーを鳴らす、またはその音声の文化を監視などの秘書の仕事を、監督します。 また、オフィスマネージャーの職務に、オフィスの衛生状態、組織計画的な保守を制御する（ランプやシンク・スイッチの交換、など）トラブルシューティングのために技術スタッフを呼び出すことです。

一般的には、このリストには、仕事の場所に応じて伸縮します。 それはどのようなオフィスマネージャー（会社の従業員の職務）を依頼するも、面接の段階で必要があります。