アーカイブ部屋要件に。 組織のアーカイブの基本的なルール

アーカイブは、組織の別個の構造単位の形態であることやオフィスの生活の不可欠な一部となることができます。 これは、既存の文書の量に依存します。

それを整理する方法

あらゆるビジネスや組織のアーカイブを作成すると、具体的な対策のセットが必要です。

1. あなたは、ドキュメントを格納するための適切な保管スペースを選択し、それを適切に装備する必要があります。
2. ケアは、基準を満たす条件を作成するために取られるべきです。
3. アーカイブに必要な機器を購入してインストールする - 技術的な観点でそれを装備する必要があります。
4. リポジトリは、すべての必要な書類の保管の組織のための手順を整理するためにバインドされています。
5. これは、開発やユニットの規制の枠組みによって承認されなければなりません。

これらの措置の実施は、アーカイブ文書の安全性と必要な状態でそれらを保つことを保証します。

アーキビストは誰です

そして、要件は、アーカイブおよび文書の更なるストレージの組織に従事される労働者のために何をされていますか？ 彼らは、組み合わせた位置とそのキーパー、例えば、秘書や受付することができますか？

公文書 - そのタスクアーカイブの活動を整理することである専門家。 彼に託された文書の安全のために、彼が全責任を負います。 彼の作品は、特定の命令や国家公文書館の施設でも、（必要ならば）インターンシップを通過せずには不可能です。

その機能は、パートタイムで働いている他の従業員に転送することができます。 典型的には、記録保管責任をマニュアルで堆積量が十分に大きい場合には、個々の作業者に割り当てられます。 大規模な組織では、この目的のために別のポストに人材派遣。 ただし、この場合には、通常、アーキビストに委託作業の種類だけでなく、その権利と義務を指定するジョブ記述で構成されています。

主なもの - 手順

ケースは、特別に開発されたグラフィックスによると、アーカイブの組織に送られます。 彼のドローイングは、文書を送信し、アーキビストによって承認されます部門、それぞれの頭に同意する必要があります。 アーカイブ内の作業文書が保存され、また時折使用されているだけでなくので、（該当する場合）、その問題のルールを決定し、組織内のアプリケーションだけでなく、外部の利害関係者を提出しました。

文書の配信は、登録の特定のブックに祝われます。 要件、受注、（とりわけ、これらは検察と裁判所を含んでいてもよい）、登録処理のための第三者の手続きを一時的に使用する例転送に作用があります。 党構造の代表 - 自社の従業員の最大1ヶ月、3ヶ月までの文書を発行しました。

組織のアーカイブの基本的なルール

経営者によって承認された特別の規定に基づいてアーカイブ、ならびに任意の構造単位を使徒。 自分の仕事で、それの従業員は、自分の仕事の説明に従います。 会社によって採用された規定は、アーカイブの基本的なルール（必要書類の権利と責任、組成物の機能的な措置の状況）を設定しています。 その基本的な作業により、次のとおりです。

1. 文書のアーカイブを補完する、物の組成は、規則の別のセクションに記載されています。
2. 材料の記録を維持し、安全な保管してください。
3. 援助を見つける可能な文書を開発します。
4. アーカイブ材料でストアドプロシージャを使用することができます。

あなたの組織は、ロシア連邦のアーカイブ・ファンドに関連する可能性がある文書を持っている場合、その記憶状態に永久保存するためにそれらを準備し、提出することは、構造単位の外部の問題の一つです。

その機能

アーカイブ機能は、体系的にそのタスクから派生します。 主なものは次のとおりです。

1. 買収、つまり、組織や事業単位の独自の情報源のリストを維持します。
2. 秩序ある方法でそれらの保管のための書類を取ります。
3. アカウントに材料を取り、彼らの完全な安全性を確保します。
4. 形成し、アーカイブ文書に関連するオンライン・ヘルプ・システムを維持。
5. 情報サービス管理と組織の全構成単位を実施します。
6. 使用のプロセスを検討し、分析するために、個人や他の組織のニーズに合わせて文書の発行及び使用を整理します。
7. 市民に文と公式の回答を準備し、社会的、法的性質を要求します。
8. （組織がアーカイブの取得の上記源の一つである場合場合）ドキュメントの値の検査で活動を行う、地方自治体又は状態アーカイブ内の永久記憶を視野に入れて、手続の転送を整理。
9. ソースの買収に形成し、アーカイブファイルの正しさを確認してください - 両方の自分自身の構成単位及び他の組織に。
10. ビジネス企業の命名法を維持する上で作業を整理するには。
11. 各構造の細分の文書化と実用的かつ方法論的支援を提供。
12. 公文書記録管理の開発に参加。
13. 文書管理に関連した位置でのトレーニングアーキビストと従業員のために開催されたイベントに参加するには。

それをどこに配置しますか

私たちは今、アーカイブの部屋の要件にあったかを考えてみましょう。 、考慮すべき最も重要な - 生することができ、木材の建物、古い文字建物だけでなく、メインルームはなく、地下室と屋根裏の建物内だけでなく、建物の中で許可されていない場合には、それを置くために、ストーブ暖房を持っています。

全体と同じ構造が紙文書の保管のために適合されている場合、アーカイブは必ずしも分離された部屋を意味しました。

近い将来、あなたの組織が独自のアーカイブを確立することを計画している場合、ここでは、製造過程で考慮しなければならない要件のリストに慣れる機会を持っています。 慎重かつ安全に必要なすべてのドキュメントを保存する - だから、その使命アーカイブ室への主な要件は、何ですか？

利用できるように必要なもののリスト

1. アーカイブ。
2. 部屋には、文書の受信、一時的な記憶と順化のために設計されています。
3. 文書が使用される部屋。
4. 従業員のため手術室（または部屋）。

スペースが十分でない場合は...

ファイルの室内空間は、彼の下で拉致の可能性を許可しない場合にはいくつかの部屋に専用の単一のスペースは、パーティションで区切られたゾーンに分割する必要があります。 厳密にこのケースではに付着する必要がある基本的な要件は、 - 1からの文書の別の保存場所を隔離し、彼らと仕事します。

別々の部屋または特別に構築され、バックアップとして使用する文書格納建物として適合は、火災の可能性の点でリスクを保有するオブジェクトから除去する必要があります。 挙げられる例としては駐車場、ガレージやガソリンスタンドがあります。 建物または施設アーカイブに近接して大気汚染の源となるオブジェクトであってはなりません。

理想的には、ファイルは常にだけで、必要なすべての規則や規制で構築されたこの建物のために指定され、別々に配置する必要があります。 しかし、残念ながら、現実はその条件を規定し、ほとんどの組織にされ、文書は、既存の施設に保存されている変換され、この目的のために適合されています。

発言権という

アーカイブの建物や敷地内への規制要件に精通。 それらは次の通りです：

1. ストレージの将来を持っていることになっている建物は、行政の番号を参照するために必要とされます。 厳密に適用される可燃性物質や積極的なのカテゴリからケータリングサービス、食品倉庫、店舗があるアーカイブだけでなく、関連する化学技術を配置することが禁止されています。
2. 除外された非加熱部屋に置くとどこ衛生要件を遵守していません。 上記の荒廃アーカイブ構築の許容できませんで。
3. アーカイブルームの火災要件に準拠することが特に重要です。 火災のための安全性 - 文書の安全な保管の主な条件の一つ。 2009年1月には、ロシアの文化省は、第3は、ロシア連邦政府と自治体のアーカイブの火災安全の特別な規則に定める規制要件のシリーズを採用した命令を出しました。 文書保存の規制のデバイスを確実に観察するために必要なとき。
4. 建物のデザインは、洪水の不可能性を確保することです。 部屋には非常口が要求されます。 いかなる場合にも、それを介してメインパイプ（水含有または気体）を通過しなければなりません。

それは地下に設置を提出することは可能ですか？

このような屋根裏の空間として地下室でのアーカイブストレージの配置、上層階または変更をお勧めしません。

緊急事態では、この規則には例外があるかもしれません。 できる機械換気を備えた乾燥しても、加熱地下室は、1,2時間のトリプル通気性のために提供するとき、彼らは受け入れています。 ロフトや屋根裏のアーカイブは、適切な温度と湿度の条件ことを条件とすることが可能です。

施設のために非常に重要な要件は、配線機器に関してアーカイブします。 気密ソケットを閉じることが義務付けられています。 携帯用電気機器のコードは、ゴム絶縁が設けられています。 室内に置いたり、床遮断器の共通保管すべきではありません。

選択された非発塵やアーカイブリポジトリを仕上げるための建材などの非腐食性物質。 消火システムは、中立文書のための安全な手段を装備する必要があります。 これは、ストア内の火を使用することを許可されていない、ヒーターや場所異物が含まれます。

要約します

アーカイブ室に上記のすべての要件に準拠して、選択した領域の還元後、使用のために適合または不適合に関する最終決定を行います。 可能な衛生と疫学駅と国家消防監督をチェックした後、このような決定を行います。 唯一の詳細な検査の手順の後に予定されている場所にアーカイブを配置することができます。

その目的 - 火室を明確にし、適切なレベルを決定する、主要な構造耐久性を検査するために、潜在的な負荷（アーカイブするための装置及び記憶された文書の重量）、空室と換気と暖房システムの現在のステータスの計算におけるフロア間のオーバーラップの強度を確保します。

組織の代表として関与監査（将来のアーカイブの通常の従業員）、および関連するすべてのサービスの従業員では - ...ビル、火、セキュリティなどの検査の結果は、最終的な行為の準備に反映されています。